Dịch vụ tổng đài ảo hiện nay đã trở nên khá phổ biến, có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo phục vụ cho hoạt động liên lạc bởi sự nhanh chóng và hiệu quả của nó.
Tuy nhiên để lựa chọn sử dụng sản phẩm chính xác nhất, bạn cần biết rõ lợi ích mà tổng đài này sẽ đem lại cho doanh nghiệp như thế nào?
Nội dung chính bài viết
1. Tổng đài ảo là gì?
Dịch vụ tổng đài ảo được sử dụng trên nền tảng Ip hiện đại nhằm cung cấp cho khách hàng những cuộc gọi chất lượng với chi phí rẻ hơn so với những loại tổng đài thông thường.
Điểm nổi bật của tổng đài ảo là sử dụng đơn giản, lắp đặt dễ dàng. Doanh nghiệp chỉ cần trang bị điện thoại IP, hoặc cài Softphone trên di động.
Tận dụng các Analog có sẵn và kết nối đến thiết bị VOIP Gateway, là đã có thể sử dụng được như một tổng đài chuyên nghiệp, không cần trang thiết bị tốn kém.
Ngoài ra, dịch vụ tổng đài ảo hỗ trợ rất nhiều để doanh nghiệp có thể sử dụng dễ dàng và thuận tiện nhất.
Xem thêm các bài viết liên quan
- Tổng đài ảo giá rẻ ưu và nhược điểm cần biết trước khi lắp đặt
- Giải pháp tổng đài ảo doanh nghiệp chuyển đổi số thành công
- Lắp đặt tổng đài ảo doanh nghiệp chuyên nghiệp & nhanh chóng
- Tổng đài ảo cho doanh nghiệp Mantel – 11 Lý do tại sao nên sử dụng
2. Ưu & nhược điểm
Sử dụng dịch vụ tổng đài ảo cho liên lạc khách hàng đem lại cho doanh nghiệp cơ hội gia tăng doanh số đáng kể. Những ưu điểm của hệ thống tổng đà này là:
- Tiết kiệm được khoản ngân sách lớn cho đầu tư cơ sở hạ tầng, thiết bị lắp đặt tổng đài
- Gọi miễn phí nội bộ, cước phí gọi thoại giảm tới 80%
- Địa điểm làm việc linh hoạt bởi tích hợp hệ thống đa dạng trên mọi thiết bị công nghệ: máy tính, laptop, smartphone
- Hỗ trợ mở máy nhánh nhanh chóng
- Quản lý hiệu quả các cuộc gọi nhờ hệ thống lưu trữ đầy đủ thông tin: từ cuộc gọi đến, đi, tin nhắn thoại, chuyển cuộc gọi đến số máy cá nhân, chặn số cuộc gọi đến
- Làm việc hiệu quả hơn nhờ tích hợp các phần mềm khác: như chăm sóc khách hàng CRM
Bên cạnh đó, sử dụng tổng đài cũng có những nhược điểm cần khắc phục:
Mọi dữ liệu trên hệ thống tổng đài ảo được lưu trữ ngoài văn phòng do vậy tính bảo mật chưa được cao.
Hơn nữa, hệ thống tổng đài không đặt tại công ty nên quản lý không thuận tiện cho việc kiểm soát.
3. Tính năng nổi bật
- Dịch vụ tổng đài ảo có chức năng ghi âm cuộc gọi, cho phép người dùng có thể xóa hoặc nghe lại cuộc gọi. Ngoài có chức năng gọi đến, doanh nghiệp còn có thể gọi đi và gọi nội bộ miễn phí. Giúp hoạt động liên lạc linh hoạt và tiết kiệm chi phí tối đa.
- Chức năng hiển thị số điện thoại gọi đến, lưu nhật ký cuộc gọi sẽ loại bỏ khả năng lỡ cuộc gọi khách hàng,
- Người sử dụng tổng đài có thể thực hiện đàm thoại tay ba nhờ tính năng hỗ trợ Softphone
- Đặc biệt, tổng đài cung cấp chức năng chặn số gọi đến để hạn chế những số điện thoại rác và người dùng được toàn quyền quản lý khi thuê tổng đài ảo.
4. Bảng giá tổng đài ảo
Doanh nghiệp khi đăng ký tổng đài ảo Mantel có thể lựa chọn những phiên bản sau tối ưu theo nhu cầu doanh nghiệp:
- Matel Care: Sử dụng cố định cho tư vấn, giải đáp, chăm sóc khách hàng.
- Mantel Tele: Sử dụng di động cho đội ngũ telesale, telemarketing gọi thoại nhiều.
- Mantel Pro+: Tuỳ chỉnh thay đổi theo đặc thù ngành.
Trong các gói dịch vụ của tổng đài, tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Quý khách có thể lựa chọn các thiết bị đầu cuối khác nhau :
- IP Phone có dây mạng
- IP Phone wifi
- IP phone không dây
5. Quy trình lắp đặt & đăng ký tổng đài ảo
VinaDC triển khai lắp đặt & đăng ký tổng đài theo quy trình 5 bước:
- Bước 1: Hoàn thiện hợp đồng và chọn đầu số viễn thông
- Bước 2: Kích hoạt hệ thống tổng đài, lắp đặt thiết bị
- Bước 3: Xây dựng kịch bản gọi thoại theo đặc thù doanh nghiệp
- Bước 4: Kiểm thử và bàn giao hệ thống
- Bước 5: Hỗ trợ vận hành
6. Top 7 lợi ích của tổng đài ảo
Dịch vụ tổng đài ảo đem lại nhiều lợi ích, những ưu điểm sau đây có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định của doanh nghiệp bạn.
- Chi phí đầu tư ban đầu thấp, không cần đầu tư trang thiết bị tốn kém
- Sử dụng linh hoạt trên nhiều thiết bị (Laptop, máy tính bảng, điện thoại, Smartphone)
- Tiết kiệm 80% cước phí
- Không cần người vận hành
- Tích hợp vào hệ thống phần mềm quản lý dễ dàng nhờ API
- Khả năng nâng cấp mở rộng linh hoạt
- Cài đặt & triển khai dễ dàng
7. Top 6 nhà cung cấp dịch vụ số tổng đài ảo tốt nhất VN
Dưới đây là một số nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo uy tín trên thị trường:
- Viettel: Tổng đài di động Viettel MPBX là giải pháp tổng đài mới xây dựng trên nền tảng mạng di động. Giúp doanh nghiệp dễ dàng sở hữu một tổng đài riêng mà không cần phải đầu tư, lắp đặt
- Mobifone: đã phát triển giải pháp tổng đài ảo MobiFone 3C. Hỗ trợ bán hàng và chăm sóc khách hàng dành cho doanh nghiệp.
- VinaDC: Dịch vụ tổng đài ảo dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Được VinaDC thiết kế dành cho các tổ chức, Doanh nghiệp muốn thực hiện chuyển đổi số. Nhằm thiết lập một kênh gọi thoại tập trung. Có khả năng tối ưu bộ máy chăm sóc khách hàng, telesale, telemarketing và nhu cầu giao tiếp thiết yếu trong nội bộ doanh nghiệp.
- Cloudfone: là dịch vụ tổng đài điện thoại nội bộ số thế hệ mới hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây.
- Vfone: là tổng đài điện thoại trên nền tảng điện toán đám mây giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 50% tiền điện thoại hàng tháng. VFone có thể kết nối với các đầu số cố định/ 1900/ 1800 của các nhà mạng Việt Nam. Cũng như tích hợp lên Website/ CRM giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả bán hàng và CSKH.
- Omicall: Giải pháp tổng đài chuyên nghiệp, tối ưu về chi phí, nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng. Tối đa năng lực canh tranh cho doanh nghiệp.
