Tổng đài điện thoại

Tổng đài điện thoại có mấy loại, ưu & nhược điểm từng loại?

Doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị lựa chọn lắp đặt tổng đài điện thoại phục vụ cho hoạt động telesale, telemarketing, chăm sóc khách hàng và liên lạc nội bộ.

Tuy nhiên bạn đang phân vân không biết nên sử dụng tổng đài nào, đặc điểm và lợi ích của từng loại có gì đặc biệt?

Để có thể lựa chọn được phương án tổng đài điện thoại tối ưu cho doanh nghiệp. Đầu tiên cần phải biết chức năng của từng loại tổng đài, cách vận hành và sự khác nhau giữa chúng.

Hãy cùng VinaDC tìm hiểu về các loại tổng đài điện thoại trong bài viết này.

1. Các loại hệ thống tổng đài điện thoại đang có hiện nay

1.1 Tổng đài điện thoại analog

Hệ thống tổng  đài Analog là tổng đài sử dụng công nghệ truyền thống hoạt động qua đường line từ bưu điện. Khi khách hàng đăng ký sử dụng, các nhà mạng sẽ kéo line trực tiếp từ bưu điện đến trực tiếp văn phòng khách hàng.

Tổng đài Analog
Tổng đài Analog

Đây là tổng đài ra đời khá lâu trên thị trường, có những đặc điểm như sau:

Ưu điểm tổng đài Analog:

  • Chi phí đầu tư thấp
  • Đơn giản, dễ sử dụng
  • Khả năng chặn các cuộc gọi không mong muốn: huyện, di động liên tỉnh, quốc tế


Nhược điểm tổng đài Analog:

  • Các tính năng bị hạn chế
  • Chi phí bảo trì cao
  • Khó mở rộng máy nhánh
  • Không hỗ trợ API để kết nối CRM, ERP
  • Không hỗ trợ quản lý từ xa
  • Quản lý cuộc gọi của nhân viên, chất lượng chăm sóc khách hàng hạn chế do không có báo cáo

Xem thêm các giải pháp tổng đài VinaDC:

1.2 Hệ thống tổng đài điện thoại IP

Đây là tổng đài sử dụng mạng điện thoại riêng, dùng giao thức Internet để thực hiện cuộc gọi ra bên ngoài. Ngoài thực hiện các cuộc gọi nội bộ gọi đến các mạng PSTN, mạng di động, hệ thống này còn được thoại và hình ảnh trên LAN, WAN và internet

Tổng đài IP
Tổng đài IP

Ư u điểm tổng đài IP:

  • Dễ cài đặt và thiết lập cấu hình
  • Dễ quản lý nhờ cấu hình trên web
  • Cắt giảm chi phí cuộc gọi
  • Loại bỏ được đường dây điện thoại
  • Dễ dàng nâng cấp, mở rộng hệ thống không giới hạn
  • Kiểm soát báo cáo đầy đủ

Nhược điểm tổng đài IP:

  • Giá cước điện thoại tổng đài IP cao so với điện thoại thường

1.3 Tổng đài ảo

Tổng đài ảo là loại dịch vụ thoại sử dụng nền tảng IP hiện đại nhằm cung cấp cho khách hàng những cuộc gọi chất lượng cao và chi phí thấp.

Tổng đài ảo
Tổng đài ảo


Dịch vụ tổng đài này được lắp đặt đơn giản, không cầu kỳ, tốn kém. Doanh nghiệp chỉ cần trang bị điện thoại IP, softphone trên di động hoặc tận dụng các tổng đài analog có sẵn để kết nối VOIP là hoàn toàn có thể sử dụng như một tổng đài chuyên nghiệp.

Tổng đài ảo cũng có thêm những ưu điểm sau:

  • Chi phí lắp đặt thấp, triển khai hệ thống nhanh
  • Khả năng mở rộng máy nhánh nhanh chóng
  • Không cần đầu tư nhân sự quản trị hệ thống

Nhược điểm tổng đài ảo:

  • Hệ thống của tổng đài ảo không đặt tại công ty, rất khó để kiểm soát
  • Dữ liệu của doanh nghiệp sẽ lưu trữ ngoài văn phòng do vậy bảo mật mất tính an toàn

1.4 Tổng đài di động

Trên thực tế, tổng đài di động là tổng đài doanh nghiệp, sử dụng đầu số di động để liên lạc thay vì đầu số cố định thông thường .

Tổng đài di động Mantel
Tổng đài di động Mantel

Với tổng đài di động, ngoài mang lại những lợi ích như tổng đài thông thường đây còn là hình thức kết nối hiệu quả và tiết kiệm hơn so với những tổng đài khác như:

Không tốn chi phí lắp đặt, bảo trì và vận hành hệ thống

  • Tăng khả năng cơ hội bắt máy, làm tăng tỷ lệ khả năng khách hàng gọi đến tổng đài di động
  • Tích hợp đầy đủ các tính năng như 1 tổng đài IP bình thường: ghi âm cuộc gọi, ghi lại lịch sử và thống kê chi tiết các cuộc gọi, xuất file báo cáo
  • Cho phép triển khai nhiều máy nhánh khác nhau, tiếp nhận cuộc cuộc gọi theo nhiều cách khác nhau: nghe trực tiếp từ điện thoại di động, bằng APP trên Smartphone, hoặc trên máy tính (nghe bằng Call Center)…

Tuy nhiên với tổng đài di động thường bị giới hạn về số lượng các cuộc gọi cũng như khi gọi ra do vậy giải pháp là phải sử dụng nhiều SIM để gọi ra.

Có thể nói rằng, hiện nay có nhiều tổng đài điện thoại đa dạng, Hiểu rõ về từng loại tổng đài sẽ giúp cho doanh nghiệp lựa chọn chính xác và giúp ích hiệu quả trong công việc

2. Các thành phần cấu tạo nên tổng đài điện thoại

2.1  Phần mềm tổng đài

Hầu hết các tổng đài hiện nay đều sử dụng phần mềm để thao tác, hoạt động dựa vào mạng Internet để chi phi rẻ hơn và thao tác dễ dàng. Phần mềm của hệ thống tổng đài gồm có:

Phần mềm tổng đài
Phần mềm tổng đài
  • Card Digium PCI
  • Phần mềm tổng đài Asterisk
  • Các thuê bao điện thoại cố định
  • Phần mềm gọi điện qua máy tính Softphone
  • Kết nối các cuộc gọi nội bộ với các mạng điện thoại
  • Kết nối từ máy tính tới máy tính (Computer to computer, PC to PC)
  • Kết nối từ Máy tính tới điện thoại (Computer to Telephone, PC to Phone),
  • Kết nối từ Điện thoại tới máy tính (Telephone to Computer, Phone to PC), với số điện thoại đặc biệt hoặc
  • Kết nối từ Điện thoại tới điện thoại (Telephone to telephone, phone to phone), sử dụng các IP Gateway

2.2 Phần cứng tổng đài

  • Điện thoại sử dụng công nghệ IP, IPPhone
  • Thiết bị di động có kết nối internet (smartphone, tablet…)

3. Các nhà cung cấp số tổng đài điện thoại uy tín hiện nay

  • Nhà mạng Viettel
  • Nhà mạng Vinaphone
  • Nhà mạng Mobifone
  • Công ty cổ phần Cloudphone
  • Tổng đài doanh nghiệp MANTEL-VinaDC

Trên đây là những thông tin về tổng đài điện thoại, hi vọng sẽ giúp ích cho các bạn!

Để lại bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *